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        疫情之下,企業IT外包策略及避坑指南

        首頁    行業資訊    疫情之下,企業IT外包策略及避坑指南

            今年由于疫情的影響,市場競爭日趨激烈,國際經濟形勢不明朗,致使很多企業資金緊張。然而面對消費市場變化、企業互聯網化以及企業精細化管理的不可逆浪潮,企業還需投入資金來繼續數字化、信息化的建設。后疫情時代,企業為了“活得更久一點”,開始采取各種開源節流的方法,于是,IT外包策略又成為業內備受關注的話題。
            越來越多的企業傾向于將某些應用系統、基礎設施和部分非核心系統運維事務外包給IT運維服務商。對企業的IT信息部門來說,選擇IT外包服務,經濟成本更低,產出更高,比自建IT團隊好處更多。但是,技術外包行業由于其專業性,易于魚目混雜,稍有不慎,就會落入陷阱。
            在此之前,CIO發展中心也發表過《數字化轉型中,如何在自建隊伍和外包之間選擇》,詳細分享了業內大咖在外包策略方面的真知灼見。因此,面對經濟發展和IT建設的雙方面挑戰,企業不僅要選擇更具有經濟效益的方法,更要嚴格考察合作對象,確保對方水平,并且在企業不同的發展階段,借鑒不同的外包模式,以提高企業運轉效率,促進企業發展。
            企業不同發展階段,外包模式也不同
            企業成立初期:這些事可以外包
            工商注冊:行政手續可能是公司成立前比較頭疼的問題,現在有很多第三方服務公司可以幫助創業者完成工商注冊、商標注冊等工作。前提是要記得先核準好公司資質!
            部分人事外包:在公司創業初期沒有專職的HR,但公司內的初期團隊已經形成,相應人事工作還是比較繁雜,這時可以找一些人力資源機構幫忙。他們為企業代辦員工入職、離職、繳納社保/公積金等服務。
            財務管理:企業在初創時期,現金流比較簡單,在稅收上也沒有很大的支出的話,公司的財務管理可以外包,由財務外包公司幫助初創企業處理賬目核算、工資管理、納稅申報等工作;同理,在選擇財務外包公司時,最好要記得審查其資質。
            IT建設外包:初創公司唯一的目的是活下去,尤其是在前期開拓市場的情況下。所以企業在創立初期,創業者要把每一分錢都花在刀刃上。而網絡作為當今辦公不可或缺最為重要的組成部分,企業可借助IT服務商的專業經驗,幫助企業進行初期的IT基礎規劃、設備選型與具體實施服務。部分企業將前期的網絡建設交給裝修方一并處理,這是不可取的,裝修關注的用戶需求,但無法考慮用戶需求對設備性能的要求,往往導致網絡慢、無線不穩定、信息點不到位、辦公協同差等,嚴重影響今后的辦公效率與用戶體驗。
            企業發展期:這些事可以外包
            法務外包:發展擴張期的企業面臨多種新的需求,勞動政策、股權激勵、融資機會等,不斷變化的外部環境和法律規定使得企業在未有能力處理這些問題之前,很有必要尋找法務外包服務。
            IT咨詢與IT外包:這時企業處于擴張階段,各部門相應成立,人員增多,企業開始注重流程的建設與內部協同,ERP/OA、數據庫、數據共享、文檔加密、網絡安全、云辦公等需求應運而生,企業可引入IT服務商成熟的經驗與案例,降低項目風險與投資。
            企業穩定期:這些事可以外包
            獵頭服務:我們經??吹胶芏喙緸榱藢ふ倚袠I大咖而花費很多心思,多方打聽、重金求聘等;這樣比較有難度的招聘工作可以考慮外包給獵頭公司,通過有資源的獵頭公司接觸到更多行業資深人士,它們也能為企業客戶挖掘匹配度高的行業人才。
            法務外包:對于穩定期的企業來說,它涉及的法律問題相對固定,管理層對其可能遇到的法律問題也較為熟悉,日常的法律事務已逐漸成為一種常規的工作。對這些企業來說,外聘法律顧問主要會用于一些訴訟處理場合。
            IT運維外包:企業進入穩定期,如何以更具競爭力的成本應對市場競爭成為企業最為關注的運營目標。這時,IT系統相對成熟,日常的故障、維護需要專人進行管理,企業通過自身聘請專人不僅費時費力,而且犧牲了企業靈活用工,增加了企業的運營成本。企業通過IT運維外包的方式,不僅降低運營成本,還有望得到更專業的服務,讓企業集中精力發展自身核心業務。
            常見的九種IT外包陷阱
            1、換提供商而不是解決根本原因
            IT領導者認識到數字時代敏捷性的重要性,他們已經制定了更短的外包合同——通常與多個提供商——保持靈活性和杠桿作用。但是,有些外包客戶過于關注更換供應商,忽視了組織在互動中所扮演的角色。IT服務買家應該花時間充分理解他們在成功的采購關系中所起的作用,而不是不假思索地指責服務提供商。
            2、專注于解決方案,而不是問題
            IT領導者在簽署任何IT服務交易之前,需要投入時間來確定他們試圖解決的業務問題或他們想要達到的結果。這意味著讓商業伙伴和用戶參與對話。這種做法可能表現在頻繁的變更請求,并且需要專門的專家資源來支付額外的費用,這兩方面都會淡化商業案例并影響外包的信心。
            3、簽約創新
            公司正努力在動態數字時代展開競爭,它們指望IT服務提供商提供幫助是很自然的。唯一的問題是,寫一個顛覆的RFP幾乎是不可能的。在大多數情況下,真正限制創新的不是服務提供商而是企業。
            讓供應商團隊參與進來并尊重他們的想法。創新來自為創新創造條件的領導層。你可能無法執行所有的想法,但是沒有一個想法能夠抑制供應商和客戶團隊的創造力。
            4、低估人的作用
            很多IT和業務領導者未能規劃外包環境所需的重大改變。因此,他們往往在實現預期的結果時會遇到嚴重的障礙。很多時候,領導者認為當前的組織可以處理新的服務交付模式,直到他們突然明白他們不能。
            確保關鍵員工有一個安全的過渡過程,制定再培訓計劃,并根據需要引進新人才是至關重要的。
            5、對轉型不夠重視
            從保留的IT組織轉移到服務提供商是外包業務中的一個關鍵點,需要大量的規劃和監督。忽視轉型戰略的公司可能會遲遲得不到利益或遭到利益損失,利益相關者失去信心和支持導致業務中斷。
            外包客戶和提供商應該在這樣的情況下開始接觸--對基準環境(包括流程、系統、服務水平、數量、合同和例外情況)有明確和一致的理解,并明確計劃知識轉移過程。
            IT領導者還應該提前計劃交付周期較長的項目,比如必須建立的技術、必須獲得的技術或需要招募的團隊成員。最重要的是,他們應該建立一個強大的過渡團隊或能大事化小的計劃管理辦公室。
            6、通過服務級別協議(SLA)進行管理
            服務水平協議詳細說明了供應商對服務類型和質量的期望,并在未滿足要求時提供補救措施仍然是任何IT服務合同的關鍵組成部分。盡管經過深思熟慮的服務水平協議是必要的,但它們不足以確保提供商在外包業務中的表現。
            “選擇和管理正確的服務水平是一個關鍵的過程,一個活躍的過程。這不是一撮而就的”。IT服務買家必須在合同的整個生命周期中評估并尋找改進方法。
            7、治理方面投入不足
            必須擁有一個強大的治理模型和框架,包括服務交付管理團隊、業務涉眾、管理人員和供應商管理團隊。否則將會導致內斗,服務退化,需求得不到滿足以及成本超支。
            此外,IT領導者還應該注意到,外包關系早期階段的治理模式和框架需要發展,以實現穩態管理。
            8、依靠外包模板
            “IT領導者永遠不應該服從另一個組織的方法。相反,他要確保有深思熟慮的組織需求,并認真思考如何規劃和指定外包交易,以為其獨特情況增值。外包最佳實踐需要確定企業的正確范圍,財務框架和風險狀況,及確定其目標、目的和文化。”
            9、對條款和條件采取強硬手段
            在外包談判期間堅持過分嚴格的條款可能會影響供應商的商業模式,并拖累客戶。例如,某些合同原則對價格有直接影響。所以在簽約時,談判的目標應該是確保與組織的要求保持一致,而不是讓供應商處于最緊張的狀態。
            企業選擇IT外包的七點戰略分析
            外包能帶來成熟的經驗、高效率的方法與成本的降低,但同時,企業也應關注其風險并審查外包公司的專業程度。首先是信息安全的風險,任何企業都有商業秘密,把IT系統尤其核心信息系統的建設、運營和維護外包給IT服務提供商后,如何保證企業的商業秘密文件不被泄露出去是一個關鍵考慮的因素。因此,在外包時CIO既要謹慎又要積極防范風險。
            減少核心業務外包。根據調查,企業信息泄露的80%來自企業內部,例如來自對公司或領導不滿的員工等。公司在決定IT外包之前,必須確定外包的部分包含的公司數據量較少。因此,外包是否會泄露公司信息取決于外包的業務內容。
            明確合同信息。有些外包商為了促成生意,通常很快就讓CIO簽合同,而且許諾以后有需求可隨時聯系、隨時改動。這時候合同可以簽,但一定要在合同上體現以下幾點:1)明確退出機制、限制機制,例如在合同期內,發包方不準另找軟件開發商。2)明確驗收與支付標準。3)后期維護內容,合同里一定要明確后期可能會產生哪些費用,費用標準是什么等等。4)明確收回的權力,運維要求高或頻繁的項目外包時,一定要標明項目“回包”機制,就是收回項目自主運營。簽訂合同時就需要掌握四大關鍵詞:SOW(工作說明書)、KPI、獎罰以及特別條款。合同越細,日后管理也就越輕松。
            制定外包工作進行期間的規范,例如,不得攜帶存儲設備進入工作場地等。
            法規制約。檢查外包公司是否遵循數據隱私法案和特殊行業法規,例如薩班斯法案、HIPPA、ISO20007等。
            技術保證。檢查外包供應商是否具備保障信息安全的技術條件。
            保密政策。公司在選擇外包供應商之初,應該首先查看外包供應商的保密政策,并在外包合同中明確保密協議和信息泄露后的責任歸屬。
            外包商的選擇。在確定外包商前要做好調查,包括商家規模、經驗、信譽等。在外包商的選定上,最好篩選出兩三家,營造一個有競爭性的環境。

        2020年11月25日 09:16
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